Organizare si arhivare

Organizare și arhivare

Când vine vorba de muncă eficientă, rapidă și fără greșeli, avem în vedere în primul rând organizarea și arhivarea. Toată activitatea din firmă constă în administrarea documentelor de registru și comerț, ceea ce reprezintă o activitate dichisită și cu o serie de implicări. În primul rând avem nevoie de o mulțime de elemente care să ne facă munca de birou mult mai simplă. Începând de la organizatoare, separatoare, indexuri și etichete pentru dosare, mape , plicuri până la clasoare, suporți cărți de vizită și clipboarduri, toate acestea oferă susținerea de care are nevoie fiecare societate în vederea îndosarierii și arhivării documentelor importante.

Păstrarea documentelor într-un mediu curat și organizat

Orice administrator își cunoaște foarte bine dosarele și actele cele mai importante, însă acest pas are nevoie de un întreg proces de sortare și ordonare. Un birou curat și ordonat reprezintă o bună cunoaștere a tuturor elementelor ce sunt utile în activitatea de zi cu zi. Achiziția produselor de papetărie și birotică, respectiv a celor de organizare și arhivare trebuie să se facă după niște reguli și obiceiuri. În primul rând trebuie să existe un loc special amenajat pentru fiecare obiect în parte, și de asemenea, documentele trebuie să aibă propriul lor spațiu de organizare. Nu este suficient să îți organizezi documentele o dată sau de două ori pe lună! Fără echipamentul necesar vei avea surpriza ca multe dintre documentele importante să se rătăcească printre alte hârtii mai puțin importante.

Organizarea documentelor în arhive

Printre cele mai importante piese ce nu trebuie să lipească din nicio societate atunci când se alege administrarea corectă și organizarea îndetaliată a documentelor sunt: bibliorafturile, dosarele din plastic sau carton, file din plastic, cutii de arhivare, clasificatoare metalice, accesorii pentru arhivare, clasoare pentru cărți de vizită, etichete și separatoare, serviete. Toate acestea împreună cu multe alte elemente din aceeași categorie alcătuiesc buna organizare în cadrul documentelor din firmă. Dacă, spre exemplu, îți dorești ca fiecare partener sau potențial client să dețină o carte de vizită, atunci atenția ta ar trebui să se îndrepte către clasoarele pentru cărțile de vizită, eficiența lor fiind dovedită în timp.

Etichetarea dosarelor și a tuturor elementelor de interes din compania ta

Un aspect foarte important pentru a facilita cautarea unui dosar sau a unui obiect din firmă, este reprezentat de etichetarea acestuia dar și de introducerea sa într-o bază de date pentru a fi găsit cu ușurință. Pentru a pune bazele acestui concept, etichetele și indecșii pentru bibliorafturi sunt două dintre cele mai bune elemente pe care le poți alege în administrarea corectă a documentelor. Odată notate, acestea vor putea fi găsite mult mai ușor, chiar și de către un angajat nou, ceea ce aduce, de asemenea, un plus în eficientizarea activitaților de zi cu zi.

Toate produsele de care ai nevoie în administrarea și organizarea documentelor și chiar a întregului birou, pot fi găsite la Grand Office, fiind recunoscuți pe plan național pentru calitatea și diversitatea produselor.